Boxson Grenoble : collectif de groupes

Le forum du collectif de groupes grenoblois rassemblés sous la bannière associative de Boxson-Grenoble !
 
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 Compte rendu de la réunion du 15/11/08

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AL supa Oi !
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AL supa Oi !

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MessageSujet: Compte rendu de la réunion du 15/11/08   Sam 22 Nov - 10:00

COMPTE RENDU
RÉUNION DU 15/11/2008
BOXSON-GRENOBLE

Annexe : Topo sur la formation communication qui s'est tenue à EVE le 17 Novembre.

Membres présents :
Max, Polo, Quentin, Bounty, Moko, Greg, Florent, Aline

I - Le site internet Boxson

1 - Partie privée du site :

Depuis que nous sommes réunis sous la bannièreBoxson-Grenoble, nous avons créé un certains nombre d'outils : forum, documents google, etc.
Moko attire notre attention sur le fait que si nous voulons faire vivre le site Boxson, ces outils y sont déjà en place dans une partie privée.
En tant qu'utilisateurs de cette partie privée nous pouvons notamment :

* écrire des chroniques
* crér des projets avec un outil prévu à cet effet
* discuter avec les autres membres de l'asso via un forum privé
* valider (ou pas) des morceaux mis en ligne par les utilisateurs
* créer des documents de type office, qui toutefois sont accessibles via un lien qui mène hors du site sur un serveur ftp (avantage : moins de boulot pour Peypo, site moins lourd, mais inconvénient moins pratique)
* des boites emails personnalisées à votre nom youpi ! genre : bounty@boxson.net <--- la grande class!
* d'autres choses que je n'ai pas notées?

SI vous voulez accéder à cette zone privée il vous suffit d'envoyer un mail à Moko en lui précisant les identifiants de votre choix (nom d'utilisateur + mot de passe) et bien sur s'il est différent de votre nom d'utilisateur, le nom que vous voulez voir sur votre adresse email genre : nomdevotrechoix@boxson.net

Pour accéder à la zone il vous suffira de taper www.boxson.net/membre et d'entrer vos identifiants.

Vous accederez à un panneau de contrôle dont les rubriques sont dans une colonne à gauche, vous y trouverez les fiches des membres de boxson, une partie réservée à boxson-grenoble, des infos importantes, des rubriques accédant aux outils cités plus haut, et d'autres choses, je vous invte à être curieux et à fouiller pour trouver votre bonheur

A court terme nous aimerions basculer entièrement et uniquement sur cet outil de communication interne et d'organisation.

2 - Hébergement du site

Moko a trouvé un bon plan auprés d'AlexTaz qui nous propose l'hébergement du site pour 600e l'année ce qui est presque la moitié du coût que Boxson payait jusqu'à présent. Décision validée !

3 - Les problèmes du site public

Plusieurs problèmes concernant la partie publique du site ont été soulevés comme étant entre autres les causes de la perte de visite sur le site ces derniers mois.

Afin de succiter l'interet des internautes nous avons pensé à plusieurs solutions :

* améliorer le forum en créant des catégories
* améliorer la colonne de gauche
* créer une actualité des groupes, des interviews, des blogs ... qu'eux même pourraient remplir en ligne et qui s'afficheraient aléatoirement en page d'accueil du site
* réorganiser la liste des groupes (en créant des visuels par style de musique, et des tags)
* trouver des partenariats avec d'autres sites d'assos locales type Undergre, Grenews, etc, afin d'avoir un lien d'un site à l'autre et pourquoi pas une sorte d'encart en mise à jour automatique qui annoncerait, par exemple sur Grenews, des actualités de groupes ou de l'asso Boxson... à voir avec eux comment le négocier et quoi leur offrir en échange de plus d'un lien vers leur site. Florent propose notamment de rencontrer Grenews pour leur proposer d'afficher sr leur site un top 5 boxson des groupes les plus téléchargés.
* Et important : rendre les parties localisables. C'est à dire que si vous habitez Grenoble, vous allez tomber automatiquement sur une page d'accueil personnalisée pour les grenoblois, avec les actus des groupes du coin, etc. Et bien sur la possibilité de retourner simplement en mode national.
* Faire valoir l'émission de Boxson "Entrée libre" qui passe un lundi sur 2 en soirée sur Radio Grésivaudan, animée par Tibo, Polo et Bounty.
* Trouver des têtes d'affiches, et mettre en avant sur la page d'accueil plutôt des groupes qui ont de bosn enregistrements. On pense notamment à une chanson récente de Noir Désir qui n'est pas à la SACEM et donc pourrait figurer sur le site? Je m'occupe de trouver un contact avec Noir Désir pour goupiller ça, sans trop d'espoir, mais je vais essayer.

Toutes les transformations et améliorations énumérées nécessite une grosse implication surtout au niveau de la programmation du site et la personne en charge jusqu'à présent, Peypo, n'a plus trop de temps pour s'en occuper. Il est donc de notre devoir à tous d'essayer de voir dans notre entourage s'il serait possible de trouver des bénévoles pour nous filer un coup de pouce. Le travail étant quand même conséquent, plusieurs personnes seraient les bienvenues !

II - Trésorerie et administration

Le chéquier Boxson a été remis à Greg. Nous sommes en attente d'un récépissé de la préfecture concernant le changement de bureau, pour faire le changement administratif auprés de la banque. Aux dernières nouvelles POlo était en possession des statuts de l'asso pour les faire signer à Tibo et les envoyer à la DDJS très rapidement. Sans confirmation de sa part, nous déduisons que c'est une affaire réglée.
Le changement de siège social situe désormais l'association à la Bifurk. Il faut donc attendre ce courrier là-bas.

III - La Bifurk

Rien n'a spécialement avancé depuis la dernière fois. Si ce n'est que nous avons les tarifs pour une location de bureau là-bas : 80e/mois pour un bureau partagé et 110e pour un bureau individuel.
Les tarifs nous paraissant un peu chers, il n'est pas prévu pour le moment de louer un bureau.

IV - EVE

1 - Le concert

Le dossier est ok et passe en commission bientôt pour connaître la date du concert. Nous verrons à ce moment là quels groupes joueront.

2 - Les formations

Pour les interessés, les prochaines formations à EVE porteront sur comment être efficace lors des installations et déroulement de concerts (il me semble que c'est ça non?).
Elles se tiendront les 1er et 8 décembre prochains à 18h.
Appelez pour vous y inscrire.

V - Subventions

Les demandes de subventions étaient adressées jusqu'à présent à la DDJS, au CG de l'Isère et au Crous.
POlo rassemble les infos des dossiers en cours et nous les transmet dès que possible.

VI - L'armée des zombies

L'armée des zombies est une association au centre ville de Grenoble qui dispose de salles de répet, de matos de concert (cf: le dernier concert à l'art-ti-cho avec Dive, Big Dist et EDF, le matos nous avait été prêté gracieusement par l'Armée des zombies, aussi nous avons décidé de leur remettre une partie de la minie cagnotte gagnée ce soir là), d'enregistrement et d'un réseau de contacts.
L'adhésion s'élevant à 3e par mois.
Nous avons pensé créer un partenariat avec eux qui semblent être assez complémentaires de Boxson-Grenoble.
Nous laissons le soin au "déjà-adhérents", comme Greg, de prendre les infos nécessaires.

VII - Liberty

Moko n'a pas avancé sur ce point, à suivre.

VIII - Animafac

1 - Rencontre d'associations à Lyon

Pour les interessés, le samedi 29 Novembre, Animafac met un bus gratuit à dispo des gens qui aimeraient se rendre à un évènement qui rassemblera beaucoup d'associations à Lyon, au programme : présentations, débats par thèmes, rencontres... (toujours gratuit ! )
Boisson et bouffe sur place héhé ! (toujours gratuit !! héhé )
Quentin s'est montré volontaire pour y aller, quelqu'un pourrait l'accompagner, voire plusieurs personnes.
Adressez vous à Polo qui doit connaître les modalités d'inscriptions.

2 - "Embauche" en service civil

Nous avions soulevé le mois dernier la possibilité d' "embaucher" quelqu'un service civil pour l'association à raison d'environ 65e par mois versés à Animafac, qui elle verse un salaire de 650e à la personne.
Il s'agirait d'une personne dispo pour toute tâche associative 26h par semaine.

Je me suis proposée pour assurer cette fonction car je suis disponible pour les 9 mois à venir.

À dater du 15 Décembre, je devrais commencer donc ce service civil volontaire, avec plusieurs projets en tête :

* communication autour de l'asso à l'échelle nationale
* démarchage pour les groupes pour des échanges nationaux en vue de faire de la com et donc de ramener un peu de traffic sur le site ainsi que pourquoi pas des bénévoles dans d'autres villes... À quand une association Boxson-Nantes ou Boxson-Marseille ?
* les tâches courantes d'administration ou autres (dossier de sub, orga des concerts à la Bifurk, affichage)
* une représentation physique à la Bifurk pour compléter l'implication de Max et de Polo
* la constitution d'une base de données de contacts locaux et nationaux (évènements, groupes, salles de concert, associations, etc.)

J'en oublie surement pleins. Pour organiser tout ça je me suis munie d'un agenda de folie où je peux tout répertorier, un cahier spécial pour les réunions comme suggéré par Florent, et j'ai créé un outil e pilotage des tâches afin que chacun ait de la visibilité sur les choses concrètes que je ferai quotidiennement. Je vous expliquerai mieux son fonctionnement dans une réunion ultérieure qui nous permettra d'organiser ce poste en fonction des besoins. Mais en gros il s'agit d'un tableur qui liste des tâches avec des priorités différentes, une possibilité pour tous de rajouter et de suggérer des tâches, une mise à jour quotidienne pour noter les points à éclaircir, les points réglés, etc. Qui pourra être mis en ligne sur le serveur ftp de Boxson.
Il agira à la fois comme une liste de contrôle et fixera des échéance, et comme planning en ligne.
L'interêt aussi porte sur une aide de dernière minute qui peut se manifester par exemple ainsi : (attention c'est tiré par les cheveux ! )

"On est le 10 Janvier, les EDF jouent le lendemain à l'ADAEP, au dernier moment l'ampli de basse de Greg lâche. Malheureusement tous travaillent et personne n'a la possibilté de trouver une solution de remplacement. Alors Greg va sur cette outil de pilotage, regarde mon planning des 2 jours, et rajoute en tâche ultra prioritaire (s'il n'y a pas d'autres urgences), avec des explications, la recherche d'un ampli basse pour ce concert. Et je me démerde pour leur en trouver un."

Bon mon exemple est bidon, mais c'est pour montrer l'intéractivité de l'outil.

À voir donc ensemble, le rôle précis que vous aimeriez me donner.

À voir également comment mettre à profit la période estivale.

IX - Aide à la prod

Florent a suggéré une idée qui serait de proposer aux groupes de Boxson une aide à la prod.
Voir donc avec l'armée des zombies et les contacts existants pour obtenir des prix sur les pressages, impressions d'affiches, etc.

X - Compile Boxson

Le nom a été trouvé par Max, la compile s'appellera Box2Son.

La fiche de candidature continue d'être diffusée.

Ne pas oublier de relancer Eric pour qu'il voit avec Lionel s'il serait ok pour s'occuper du visuel de la pochette.


ANNEXES

I - 17 Novembre 2008 à EVE
Formation "Communiquer autour d'un évènement"

Bounty et Quentin s'y sont rendus et m'ont remis un dossier riches en infos, conseils et en notes prises à cette occasion.
À éplucher ensemble pour les interessés, il y a des pages entières d'infirmations donc je ne vais pas vous faire un topo ici, mais globalement les 2 conseils essentiels qu'ils ont retenu c'est :

* avoir du culot (ne pas hésiter à faire des choses illégales Razz )
* désigner un responsable de la com (hum... la personne en service civil serait appropriée non ? ) pour l'évènement et pourquoi pas pour l'association.

II - Bible de contacts de La Chaufferie

Un jeune nouveau régisseur à la Chaufferie, que vous avez peut-être déjà renccontré si vous y êtes allés depuis la rentrée, Nicolas Pelletier, (qui s'occupe également de diffuser la fiche de candidature pour la compile, une fois le problème d'imprimante réglé ha!ha! ) nous a remis "pour Boxson" qu'il a dit, un bouquin sacré comprenant toutes les adresses, les contacts utiles pour l'assos ! Une sorte d'annuaire bien complet intitulé Musiques actuelles en Rhônes-Alpes.
Avec des sous-titres tels que :

* lieux de diffusion
* programmateurs
* festivals
* tremplins
* tourneurs et producteurs
* structures d'enseignement
* réseaux et fédérations

Ca fait rêver, je l'ai entre mes mains là, maintenant, vous vous rendez-compte??

Je conclus ce long compte-rendu en vous faisant des bisous !

Aline
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Compte rendu de la réunion du 15/11/08
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